e[ ]-learning 2.0

Weiter geht es in meinem Lerntagebuch mit einer Reflexionsaufgabe aus dem Bereich des Projektmanagements in E-Learning-Projekten. Wenn ich die in der Aufgabe geschilderte Entwicklung bedenke, bin ich froh, dass es sich nicht um eines meiner eigenen Projekte handelte… Aus den im bisherigen Projektverlauf aufgetauchten Problemen ergeben sich jedoch einige Punkte, die dabei helfen können, solche Störungen zukünftig zu vermeiden – nach dem Motto: Je chaotischer das Projekt, desto größer das Lernpotential.

Grundsätzlich halte ich die im Praxisbeispiel getroffene Entscheidung – zunächst mit den grundlegenden Lerneinheiten online zu gehen und diese nach und nach zu ergänzen – für die beste Lösung. Im Hinblick auf die weitere Arbeit würde ich gegenüber dem Projektteam die folgenden Empfehlungen aussprechen:

Ratschlag: Kapazitätsausgleich

Sobald in der Realisationsphase Engpässe bei den verfügbaren Ressourcen absehbar sind, sollten entweder das geplante Projektende verschoben oder die anfallenden Aufgaben intern oder extern an Fachkräfte vergeben werden.

Begründung: Eine Doppelbelastung wird im Regelfall dazu führen, dass die Qualität leidet. Zusätzlich kommt es zu Interessenskonflikten, wenn sich ein Teammitglied gleichzeitig in der Rolle von Auftraggeber/in und Auftragnehmer/in wiederfindet.

Es ist davon auszugehen, dass Profis zeitnäher bessere Qualität liefern; darüber hinaus erlauben sie es den betreffenden Vorstandsmitgliedern, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Eine Vergabe ist auch in finanzieller Hinsicht sinnvoll, da zu berücksichtigen ist, dass die Mitglieder des Projektteams mit ihren internen Tagessätzen zu veranschlagen sind – und speziell bei den Vorstandsmitgliedern werden diese recht hoch anzusetzen sein.

Ratschlag: Kommunikation und Dokumentation

In regelmäßigen Abständen und zu festen Zeiten sollten Besprechungen (ggf. in Form von Telefonkonferenzen) mit allen am Projekt Beteiligten stattfinden. Zwischen diesen Sitzungen helfen Statusberichte dabei, alle Projektmitglieder über den Fortschritt sowie evtl. auftretende Probleme auf dem Laufenden zu halten.

Grundsätzlich sollten alle Ergebnisse dieser Termine schriftlich festgehalten werden.

Begründung: Kommunikation und Dokumentation sind in einem Projekt das A und O. Erst, wenn alle Betroffenen zu jedem Zeitpunkt über den aktuellen Status informiert und Entscheidungen für alle einsehbar sind, können Vorwürfe wie die des Vorstands gegenüber der Projektleitung vermieden werden.

Ratschlag: Reviewgestaltung

Vor dem Hintergrund des fehlenden Feedbacks von Kundenseite könnte es hilfreich sein, den weiteren Reviewprozess kleinschrittiger zu gestalten, indem zusätzliche Abnahmetermine angesetzt werden.

Allen sollte klar kommuniziert werden, dass zukünftig eine verzögerte Abnahme zu einer Verschiebung der Projekt-Endtermins führen wird.

Begründung: Die Reaktion der anderen Vorstandsmitglieder führt deutlich das Risiko dabei vor Augen, bei der Entwicklung auf einer Rücklaufquote von Kundenseite von weniger als 10% aufzusetzen. Selbst, wenn die Entscheider ausreichend Gelegenheit hatten, sich einzubringen, fühlen sie sich letztendlich außen vor gelassen und werden dem Projekt gegenüber in Folge negativ eingestellt sein.

Die Projektleitung sollte die Zustimmung nicht stillschweigend voraussetzen, sondern auf einer offiziellen schriftlichen Abnahme bestehen. So festigt sie auch ihre Position bei evtl. späteren Änderungswünschen. 

Ratschlag: Selbstverpflichtung

Zu Beginn (eines Projekts bzw. im vorliegenden Fall der weiteren Arbeiten) sollten sich alle Beteiligten schriftlich dazu verpflichten, den Ablauf so zu fördern, wie dies in ihrer Macht steht.

Begründung: Die Verpflichtung zur aktiven Teilnahme hilft zunächst einmal dabei, die Projektleitung bei der Durchführung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Idealerweise führt sie darüber hinaus dazu, dass sich die Teammitglieder stärker mit dem Projekt identifizieren und es sich zu eigen machen.

Ratschlag: Rollenzuweisung

Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten innerhalb des Projekts sollten klar voneinander getrennt und denjenigen Personen bzw. Gruppen zugewiesen werden, die sie am besten ausfüllen können. Dies gilt für Fähigkeiten bzw. Fertigkeiten ebenso wie für die individuelle Auslastung.

Begründung:  Wenn die Projektleitung, wie im vorliegenden Fall, neben dem Management auch selbst an der Erstellung der Inhalte beteiligt ist (ganz zu schweigen davon, dass es sich zusätzlich noch um eine Vertreterin der Kundenseite handelt), kann sie das volle Potential keiner dieser Rollen ausschöpfen.

Sie muss sich quasi selbst kontrollieren und hat keine Mediationsmöglichkeit, wie sie einem Außenstehenden zukäme, der noch dazu entstehende Spannungen vermutlich leichter und vor allem frühzeitiger wahrnehmen würde.

Wenn genau festgelegt ist, wer für welchen Bereich zuständig ist, wird es für den Einzelnen schwieriger, Verantwortung auf andere abzuschieben.

Ratschlag: Fehleranalyse

Bevor weitere Arbeiten in Angriff genommen werden, sollte sich die Projektleitung die Zeit nehmen, alle Beteiligten zu ihren Erfahrungen, Wünschen und Verbesserungsvorschlägen zu befragen.

Begründung: Eine systematische Analyse des bisherigen Projektverlaufs hilft dabei, Verbesserungsbedarf und -potential aufzuzeigen. Nur die Einbeziehung aller Teammitglieder macht es möglich, von den Erfahrungen aller zu profitieren – die beste Möglichkeit, aus den gemachten Fehlern zu lernen!

This entry was posted on Freitag, August 20th, 2010 at 17:05 and is filed under Educational Media, Studium. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.